Die Anlagen 1 bis 4 sind Bestandteil dieses Vertrages.
Vertragsparteien
| Verantwortlicher / Auftraggeber | Auftragsverarbeiter |
|---|---|
| – nachfolgend „Auftraggeber“ – | gobecom GmbH Malzstraße 6 68309 Mannheim Amtsgericht Mannheim, HRB 743853 Geschäftsführer: Serhat Göl – nachfolgend „gobecom“ – |
Kontaktstellen
Über diese Stellen werden Weisungen, Betroffenenanfragen und Meldungen nach diesem Vertrag ausgetauscht.
| Kontaktstelle | Auftraggeber | gobecom |
|---|---|---|
| Weisungen und Vertragsfragen | Serhat Göl, Geschäftsführer [email protected] | |
| Datenschutz und Betroffenenrechte | [email protected] | |
| Meldung von Datenschutzverletzungen | [email protected] |
Präambel
Der Auftraggeber nutzt das Softwareprodukt tapinomahub. Soweit die gobecom GmbH hierbei personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, konkretisiert dieser Vertrag die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien. Er ergänzt den Hauptvertrag; bei Widersprüchen gehen die datenschutzrechtlichen Regelungen dieses Vertrages für die Auftragsverarbeitung vor.
§ 1 Gegenstand, Umfang und Dauer
(1) Gegenstand und Einzelheiten der Verarbeitung ergeben sich aus dem Hauptvertrag und aus Anlage 1. Die Verarbeitung ist funktional auf die Bereitstellung und den Betrieb von tapinomahub beschränkt.
(2) Die Laufzeit entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages. Datenschutzpflichten, die ihrer Natur nach fortwirken, gelten bis zur vollständigen Löschung oder Rückgabe der personenbezogenen Daten fort.
(3) Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. gobecom handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
§ 2 Weisungen
(1) gobecom verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, einschließlich hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer, soweit keine gesetzliche Verpflichtung entgegensteht. Der Hauptvertrag, dieser Vertrag sowie die dokumentierte Nutzung und Konfiguration des Produkts bilden die anfänglichen Weisungen.
(2) Weisungen sind grundsätzlich in Textform über die unter „Kontaktstellen“ vereinbarten Kommunikationswege zu erteilen. Mündliche Weisungen werden unverzüglich dokumentiert.
(3) Hält gobecom eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, informiert sie den Auftraggeber unverzüglich und darf deren Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung aussetzen. Gesetzlich erzwungene Verarbeitungen werden – soweit zulässig – vorab mitgeteilt.
§ 3 Pflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber stellt Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung und Richtigkeit der in tapinomahub verarbeiteten Daten sicher. Er ist insbesondere für Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und die Zulässigkeit bereitgestellter externer Links verantwortlich.
(2) Der Auftraggeber meldet Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Datenschutzrisiken unverzüglich und erteilt nur rechtmäßige Weisungen.
§ 4 Vertraulichkeit und Personal
(1) gobecom setzt nur Personen ein, die vor Aufnahme ihrer Tätigkeit auf Vertraulichkeit verpflichtet und angemessen geschult wurden. Zugriffsrechte werden nach Aufgabenbezug und dem Need-to-know-Prinzip vergeben.
(2) Ein regulärer Supportzugriff auf Kundendaten findet nicht statt. Ein ausnahmsweise notwendiger Zugriff erfolgt nur auf dokumentierte Anforderung oder Weisung, zeitlich und sachlich begrenzt sowie durch berechtigte Personen.
§ 5 Sicherheit der Verarbeitung
(1) gobecom trifft die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Die Maßnahmen berücksichtigen Stand der Technik, Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umstände, Zwecke und Risiken der Verarbeitung.
(2) Die Maßnahmen dürfen weiterentwickelt werden, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche nachteilige Änderungen werden dem Auftraggeber mitgeteilt.
§ 6 Unterstützung und Betroffenenrechte
(1) gobecom unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen angemessen bei Betroffenenanfragen sowie bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO.
(2) Anfragen betroffener Personen werden nicht eigenständig beantwortet, sondern unverzüglich an den Auftraggeber weitergeleitet, sofern keine rechtliche Pflicht zur unmittelbaren Antwort besteht.
(3) Mehraufwand, der über die vertraglich geschuldete Standardunterstützung hinausgeht, wird nach vorheriger Vereinbarung oder gesondertem Angebot vergütet, soweit die Ursache nicht im Verantwortungsbereich von gobecom liegt.
§ 7 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
(1) Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 12 DSGVO werden dem Auftraggeber unverzüglich nach Bekanntwerden gemeldet. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art und Umfang der Verletzung, betroffene Daten und Personengruppen, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen sowie eine Kontaktstelle.
(2) gobecom dokumentiert Vorfälle und unterstützt den Auftraggeber bei dessen Bewertung und Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO. Die Meldung ist kein Anerkenntnis einer Pflichtverletzung.
§ 8 Unterauftragsverarbeiter
(1) Der Auftraggeber erteilt eine allgemeine schriftliche Genehmigung für die in Anlage 3 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. gobecom verpflichtet diese durch Vertrag zu im Wesentlichen gleichwertigen Datenschutzpflichten und bleibt gegenüber dem Auftraggeber für deren Pflichterfüllung verantwortlich.
(2) Beabsichtigte Änderungen der Liste werden mindestens 30 Tage vor Einsatz in Textform angekündigt. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb von 14 Tagen widersprechen. Die Parteien bemühen sich um eine zumutbare Lösung; ist dies nicht möglich, kann die betroffene Leistung nach Maßgabe des Hauptvertrages beendet werden.
(3) Drittlandübermittlungen erfolgen nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien einschließlich Standardvertragsklauseln und erforderlicher ergänzender Maßnahmen.
§ 9 Nachweise und Kontrollen
(1) gobecom stellt alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO bereit. Vorrangig können aktuelle Zertifikate, Prüfberichte, Fragebögen und sonstige geeignete Nachweise verwendet werden.
(2) Audits durch den Auftraggeber oder einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer sind bei berechtigtem Anlass oder grundsätzlich einmal jährlich nach angemessener Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten möglich. Sie dürfen Sicherheit, Vertraulichkeit, Rechte Dritter und Betrieb nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen.
(3) Den Aufwand routinemäßiger Kontrollen trägt der Auftraggeber; dies gilt nicht bei festgestellten wesentlichen Verstößen im Verantwortungsbereich von gobecom.
§ 10 Rückgabe und Löschung
(1) Nach Ende der Verarbeitung löscht gobecom die personenbezogenen Daten oder gibt sie nach Wahl des Auftraggebers zurück, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Einzelheiten regelt Anlage 4.
(2) Produktiv verarbeitete Bild- und Dateiinhalte werden grundsätzlich über externe Links abgerufen und nicht dauerhaft in tapinomahub gespeichert. Technisch unvermeidbare flüchtige Kopien werden nach Abschluss des Vorgangs verworfen.
(3) Sicherungskopien werden im geregelten Backup-Zyklus überschrieben oder gelöscht; die maximale Aufbewahrung beträgt 90 Tage. Bis dahin bleiben sie geschützt und werden nicht produktiv weiterverarbeitet, außer zur Wiederherstellung.
§ 11 Verantwortlichkeit und Haftung
(1) Die gesetzliche Verantwortungs- und Haftungsverteilung, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleibt unberührt. Die vertraglichen Haftungsregelungen des Hauptvertrages gelten, soweit zwingendes Datenschutzrecht nicht entgegensteht.
§ 12 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht eine strengere Form vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für Änderungen der Anlagen.
(2) Sollten einzelne Regelungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.
(3) Es gelten das Recht und der Gerichtsstand des Hauptvertrages, soweit zwingendes Recht nicht entgegensteht.
Vertragsbestandteile
- Anlage 1 – Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten
- Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO
- Anlage 3 – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter
- Anlage 4 – Lösch- und Aufbewahrungskonzept
Anlage 1
Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten · tapinomahub
Diese Anlage beschreibt den zulässigen Verarbeitungsrahmen. Konkrete kundenseitige Konfigurationen und Weisungen können den Umfang weiter einschränken, ihn aber nicht ohne Vertragsänderung erweitern.
1. Gegenstand und Zweck
Bereitstellung und Betrieb von tapinomahub zur automatisierten Entgegennahme, Analyse, Extraktion, Klassifikation und strukturierten Rückgabe von Informationen aus kundenseitig bereitgestellten Bildern, Dokumenten, PDF-Dateien und sonstigen Dateien. Die Inhalte werden regelmäßig über externe, vom Auftraggeber bereitgestellte Links abgerufen.
2. Art der Verarbeitung
- Abruf von Inhalten über externe Links; Übertragung, flüchtige Zwischenspeicherung und Bereitstellung im Arbeitsspeicher, soweit technisch erforderlich.
- Bildanalyse, OCR, Objekterkennung, Klassifikation, Extraktion, Plausibilisierung und strukturierte Ausgabe.
- Einsatz lokaler Komponenten und Modelle (eigene Modelle, OpenCV, YOLO und OpenOCR) auf der von gobecom kontrollierten Infrastruktur.
- Bedarfsabhängige API-Verarbeitung durch OpenAI Ireland Limited über die OpenAI API mit EU-Datenresidenz (Responses und Vision) sowie durch Google Cloud EMEA Limited über Vertex AI gemäß Anlage 3.
- Protokollierung technischer Ereignisse und Sicherung betriebsnotwendiger System- und Datenbankbestände im erforderlichen Umfang.
- Löschung, Überschreibung oder Rückgabe nach Anlage 4.
2.1 Produktmodule und Funktionsbereiche
Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach Bestellung, Freischaltung und Nutzung. Die Bezeichnung eines Moduls bedeutet nicht, dass es bei jedem Auftraggeber aktiviert ist. Die genannten Daten sind nur insoweit erfasst, als sie personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO enthalten.
| Modul | Funktion und mögliche Daten |
|---|---|
| Document Intelligence | Extraktion aus verlinkten Dokumenten; Dokument-, Fahrzeug-, Finanz-, Reparatur-, Teile-, Arbeits- und Lackierdaten. |
| Registration Document Scanner | Analyse von Zulassungsdokumenten; insbesondere VIN, Kennzeichen und technische Fahrzeugdaten. |
| Label Intelligence | Erkennung von Teile-, Hersteller- und Produktnummern auf Etiketten und Verpackungen. |
| VIN Intelligence | VIN-Decodierung sowie Verarbeitung von Fahrzeug-, Ausstattungs- und Teileinformationen. |
| OE & Parts Intelligence | OE-Nummern, Referenznummern, Fahrzeugverwendung, Teileanreicherung und Austauschinformationen. |
| Market & Price Intelligence | Preisbewertung, Marktplatzabfragen, SEO- und Kategoriedaten sowie statistische Marktinformationen. |
3. Kategorien personenbezogener Daten
| Kategorie | Beispiele und möglicher Inhalt |
|---|---|
| Stamm- und Kontaktdaten | Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse |
| Fahrzeug- und Identifikationsdaten | Kfz-Kennzeichen, Fahrzeugidentifikationsnummer (VIN), Angaben aus Zulassungsbescheinigungen |
| Vorgangs- und Vertragsdaten | Schadengutachten, Rechnungen, Dokumentinhalte, Vorgangsnummern, Metadaten |
| Bild- und Mediendaten | Fahrzeug-, Schaden-, Dokument- und sonstige vom Auftraggeber bereitgestellte Bilder |
| Technische Daten | Externe Links, Zeitstempel, technische Anfrage- und Fehlerdaten; IP-Adressen nur soweit technisch anfallend |
| Freitext und sonstige Dokumentdaten | Personenbezogene Angaben in PDF-Dateien, OCR-Inhalten oder sonstigen Dateien |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht bestimmungsgemäß vorgesehen. Können sie in Freitexten, Bildern oder Dokumenten dennoch vorkommen, muss der Auftraggeber deren Zulässigkeit und die erforderlichen Schutzmaßnahmen sicherstellen.
4. Kategorien betroffener Personen
- Kunden, Interessenten und Ansprechpartner des Auftraggebers
- Fahrzeughalter, Eigentümer, Fahrer und sonstige am Vorgang beteiligte Personen
- Geschädigte, Anspruchsteller, Versicherungsnehmer und Versicherte
- Gutachter sowie Werkstatt-, Versicherungs- und Dienstleisterkontakte
- Beschäftigte und sonstige Personen, deren Daten in übermittelten Unterlagen enthalten sind
5. Dauer und Frequenz
Die Verarbeitung erfolgt ereignisbezogen während der Nutzung von tapinomahub und für die Dauer des Hauptvertrages. Über externe Links abgerufene Originaldateien werden nicht als eigener dauerhafter Datei-Bestand gespeichert. Für erforderliche strukturierte Ergebnisse, Betriebsdaten und Sicherungskopien gelten die Aufbewahrungs- und Löschregeln der Anlage 4.
6. Rollen und Verantwortungsabgrenzung
| Partei | Rolle und Hauptpflicht |
|---|---|
| Auftraggeber | Verantwortlicher; bestimmt Zwecke und wesentliche Mittel, stellt Rechtsgrundlagen, Transparenz und Weisungen sicher. |
| gobecom GmbH | Auftragsverarbeiter; betreibt tapinomahub und verarbeitet Daten ausschließlich im dokumentierten Rahmen. |
| Anbieter nach Anlage 3 | Unterauftragsverarbeiter im jeweils beschriebenen Leistungsumfang. |
7. Verarbeitungsergebnisse und Rückgabe
Ergebnisse werden dem Auftraggeber über die vereinbarten Schnittstellen strukturiert bereitgestellt. Der Auftraggeber prüft automatisiert erzeugte Ergebnisse vor rechtlich oder wirtschaftlich erheblichen Entscheidungen. tapinomahub ist nicht dafür vorgesehen, ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO zu treffen.
8. Datenorte und Übermittlungen
Primäres Hosting einschließlich produktiver Datenbanken und Backups erfolgt in DigitalOcean FRA1 (Frankfurt am Main). netcup wird für Mail, DNS, Datenbank, Webserver und Backups eingesetzt. Bei Nutzung von OpenAI Ireland Limited (OpenAI API mit EU-Datenresidenz) oder Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI) können – abhängig von der Unterstützung des Dienstes und Modells, der Projekt-, Endpunkt- und Standortkonfiguration sowie der Anbieterstruktur – Übermittlungen oder Zugriffe außerhalb des EWR entstehen; diese sind durch die in Anlage 3 genannten Garantien und die jeweils geltenden Anbieter-Auftragsverarbeitungsverträge abzusichern.
Anlage 2
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) · Art. 32 DSGVO
Die nachfolgenden Maßnahmen bilden den vereinbarten Mindeststandard für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von tapinomahub.
1. Sicherheitsorganisation und Risikosteuerung
- Klare Zuständigkeiten für Betrieb, Informationssicherheit und Datenschutz; regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen.
- Verpflichtung berechtigter Personen auf Vertraulichkeit und anlassbezogene Schulung.
- Dokumentierte Bewertung wesentlicher Sicherheits- und Datenschutzrisiken sowie angemessene Behandlung festgestellter Risiken.
- Auswahl und regelmäßige Überprüfung von Unterauftragsverarbeitern anhand geeigneter Datenschutz- und Sicherheitsnachweise.
2. Zutritts- und physische Sicherheit
- Physische Rechenzentrumssicherheit wird durch die ausgewählten Hostinganbieter gewährleistet und vertraglich beziehungsweise über deren Sicherheitsnachweise abgesichert.
- gobecom unterhält keinen routinemäßigen physischen Zugriff auf die produktive Rechenzentrumshardware.
- Arbeitsplätze und Endgeräte werden gegen unbefugte Nutzung und Einsicht geschützt.
3. Zugangs- und Zugriffskontrolle
- Personenbezogene Benutzerkonten; keine reguläre gemeinsame Nutzung administrativer Zugangsdaten.
- Rollen- und Berechtigungskonzept nach Least-Privilege- und Need-to-know-Prinzip; regelmäßige Überprüfung und unverzügliche Entziehung nicht mehr benötigter Rechte.
- Starke Authentisierung für administrative Zugänge; Mehrfaktor-Authentisierung, soweit vom eingesetzten Dienst unterstützt.
- Sichere Verwaltung von Passwörtern, API-Schlüsseln und sonstigen Geheimnissen; keine Ablage in öffentlich zugänglichen Quelltextbeständen.
- Kein regulärer Supportzugriff auf Kundendaten; Ausnahmezugriffe nur auf dokumentierte Anforderung, begrenzt und nachvollziehbar.
4. Übertragungs-, Eingabe- und Weitergabekontrolle
- Verschlüsselte Übertragung über TLS für Webzugriffe, Programmierschnittstellen und externe Datenabrufe.
- Prüfung und Einschränkung von Schnittstellen sowie Authentisierung eingehender Anfragen.
- Dokumentation der zulässigen Empfänger und Unterauftragsverarbeiter; keine darüber hinausgehende Weitergabe ohne Weisung oder gesetzliche Grundlage.
- Protokollierung sicherheitsrelevanter administrativer und technischer Ereignisse in angemessenem Umfang; Schutz der Protokolle vor unbefugter Änderung und unbefugtem Zugriff.
- Externe Links werden nur zur angewiesenen Verarbeitung genutzt; Inhalte werden nicht als dauerhafter Datei-Bestand übernommen.
5. Speicher- und Verschlüsselungskontrolle
- Verschlüsselte Datenbanken (Verschlüsselung ruhender Daten nach dem technisch eingesetzten Verfahren).
- Verschlüsselte Backups; getrennte und zugriffsbeschränkte Aufbewahrung.
- Schlüssel und Geheimnisse werden zugriffsgeschützt verwaltet und nach definierten Verfahren erneuert oder widerrufen.
- Flüchtige Verarbeitung von Bild- und Dateiinhalten; technisch unvermeidbare temporäre Kopien werden nach Abschluss verworfen.
6. Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellung
- Tägliche Backups betriebsnotwendiger Datenbestände; maximale Aufbewahrung 90 Tage.
- Überwachung wesentlicher Dienste und Ressourcen sowie Alarmierung bei relevanten Betriebsstörungen.
- Firewall- und Netzwerkregeln beschränken erreichbare Dienste auf das erforderliche Maß.
- Geregelte Wiederherstellung aus Backups; Wiederherstellungsverfahren werden risikoorientiert geprüft und dokumentiert.
- Änderungs-, Patch- und Schwachstellenmanagement mit risikobasierter Priorisierung.
7. Trennungsgebot und Datenminimierung
- Logische Trennung von Kundenkontexten und produktiven Systemkomponenten durch Anwendungs-, Datenbank- und Berechtigungskontrollen.
- Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen, soweit technisch einschlägig; Produktivdaten werden nicht ohne dokumentierte Notwendigkeit für Tests verwendet.
- Beschränkung der Verarbeitung auf die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Daten und Anbieter.
- Lokale Verarbeitung durch eigene Modelle, OpenCV, YOLO und OpenOCR, soweit diese Komponenten eingesetzt werden; sie erhalten keine eigenständige Empfängerrolle.
8. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
- Keine dauerhafte Speicherung der abgerufenen Originaldatei als eigener Datei-Bestand; persistierte Links, Extraktionsergebnisse und rohe Anbieterantworten unterliegen verbindlichen Löschfristen.
- OpenAI API mit EU-Datenresidenz; Nutzung von Responses und Vision nur mit dokumentierter ZDR- oder MAM-Projektkonfiguration. Die anwendungsseitige Speicherung der Antwort bleibt hiervon unberührt.
- Bei Vertex AI Auswahl einer unterstützten EU-Region sowie datenschutzgeeigneter Projekt-, Endpunkt-, Logging- und Retentionseinstellungen; keine Nutzung von Kundendaten zum Training ohne dokumentierte Weisung.
- Protokolle sollen keine vollständigen VIN, externen Links, Inhaltsdaten, Anbieterantworten oder Stacktraces enthalten, soweit diese nicht zwingend erforderlich sind; sensible Werte sind zu maskieren oder zu hashen.
9. Incident Response und Kontrolle der Wirksamkeit
- Definierte Melde- und Eskalationswege für Sicherheits- und Datenschutzvorfälle.
- Sicherung relevanter Informationen, Eindämmung, Ursachenanalyse, Behebung und dokumentierte Nachbereitung.
- Unverzügliche Information des Auftraggebers nach den Vorgaben dieses Vertrages.
- Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit durch technische Kontrollen, Wiederherstellungstests, Berechtigungsreviews und anlassbezogene Audits.
Anlage 3
Genehmigte Unterauftragsverarbeiter · tapinomahub
1. Genehmigte Unterauftragsverarbeiter
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck der Beauftragung | Verarbeitungsort und Garantie |
|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC | Hosting, produktive Datenbanken und Backups. | Frankfurt am Main (FRA1); DPA, erforderlichenfalls EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln. |
| netcup GmbH | Mail, DNS, Datenbank, Webserver und Backups. | Deutschland / EU; Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. |
| TecAlliance GmbH (TecDoc) | VIN-basierte Fahrzeugidentifikation und Teiledaten, soweit freigeschaltet. | Deutschland / EU; Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. |
| ProDevelop GmbH | VIN-, Fahrzeug- und Teileabfragen, soweit freigeschaltet. | Deutschland; Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. |
| Deutsche Automobil Treuhand GmbH (DAT), Hellmuth-Hirth-Straße 1, 73760 Ostfildern, Deutschland | VIN-Abfragen, Fahrzeugidentifikation, Bewertung und Kalkulation, soweit freigeschaltet. | Deutschland; vertragliche Datenschutzregelungen und, soweit DAT personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. |
| Schwacke GmbH | Fahrzeugidentifikation, Bewertung und Kalkulation, soweit freigeschaltet. | Deutschland; vereinbarte Datenschutzbedingungen, erforderlichenfalls Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. |
| OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland (OpenAI API – EU-Datenresidenz) | KI-gestützte Dokument- und Bildanalyse über die Responses API einschließlich Vision-Funktionen. | Europa (EWR und Schweiz) über eu.api.openai.com, soweit Dienst und Modell unterstützt; OpenAI DPA; ZDR oder MAM nach Projektkonfiguration; etwaige weitere Übermittlungen auf Grundlage von SCC oder Angemessenheitsbeschluss. |
| Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland (Vertex AI) | KI-gestützte Dokument- und Bildanalyse sowie Modellinferenz über Vertex AI. | Unterstützte EU-Region oder EU-Mehrregion nach Projekt-, Modell- und Endpunktkonfiguration; Google Cloud CDPA; globale oder ausgenommene Funktionen gegebenenfalls außerhalb; geeignete Garantien einschließlich SCC nach Art. 44 ff. DSGVO. |
2. Datenschutzanforderungen und Änderungen
- Die Anbieter werden vertraglich zu den nach Art. 28 DSGVO erforderlichen Datenschutzpflichten verpflichtet.
- Drittlandübermittlungen erfolgen nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.
- Neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter werden nach § 8 dieses Vertrages angekündigt; die jeweils aktuelle Liste wird in Textform bereitgestellt.
Anlage 4
Lösch- und Aufbewahrungskonzept · tapinomahub
Grundsatz: Bild- und Dateiinhalte werden über externe Links verarbeitet und nicht dauerhaft in tapinomahub gespeichert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und dokumentierte Weisungen des Auftraggebers gehen vor, sind aber restriktiv umzusetzen.
1. Grundsätze
- Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung.
- Löschung oder irreversible Überschreibung, sobald Verarbeitungszweck und rechtliche Grundlage entfallen.
- Trennung zwischen Produktivdaten, flüchtigen Verarbeitungsdaten, Protokollen und Backups.
- Beschränkung von Löschrechten auf autorisierte Personen; Dokumentation wesentlicher Löschvorgänge ohne unnötige Inhaltsdaten.
2. Datenklassen und Fristen
| Datenklasse | Regel und Frist | Löschmechanismus |
|---|---|---|
| Extern verlinkte Originaldateien | Keine Übernahme in dauerhaften tapinoma-Speicher. Zugriff nur für den Verarbeitungsvorgang. Die Löschung am Quellsystem liegt beim Auftraggeber. | Link und Inhalt nach Vorgangsabschluss nicht weiter verwenden; flüchtige Kopien verwerfen. |
| Temporäre Bild- und Dateikopien | Nur soweit technisch erforderlich; Löschung unmittelbar nach Abschluss oder Abbruch des Verarbeitungsvorgangs. | Automatisierte Bereinigung von Arbeitsspeicher, temporärem Speicher und Verarbeitungswarteschlangen. |
| Strukturierte Verarbeitungsergebnisse | Speicherung nur, soweit dies für die beauftragte Produktfunktion erforderlich ist. Löschung nach Zweckfortfall, Weisung oder Vertragsende. | Fristgesteuerte Löschung einschließlich zugehöriger Indizes und technischer Verknüpfungen. |
| OpenAI-API-Inhalte (EU-Projekt) | EU-Datenresidenz über eu.api.openai.com für unterstützte Dienste und Modelle; Zero Data Retention, soweit für das eingesetzte Projekt freigeschaltet und aktiviert. | Anbieterseitige Verarbeitung nach der dokumentierten EU-/ZDR- beziehungsweise MAM-Konfiguration; dienstspezifische Ausnahmen bleiben vorbehalten. |
| Vertex-AI-Inhalte | Aufbewahrung nach unterstützter EU-Standort- und Projektkonfiguration; keine Nutzung zum Training ohne Weisung. | Globale Endpunkte und nicht benötigte Speicher-, Cache-, Grounding- und Protokollfunktionen werden nicht verwendet oder beschränkt, soweit technisch verfügbar. |
| Technische Protokolle | Aufbewahrung nur so lange, wie sie für Sicherheit, Fehleranalyse, Abrechnung oder Betriebsstabilität erforderlich sind. | Automatisierte Rotation oder Löschung; sensible Inhalte werden vermieden, maskiert oder pseudonymisiert. |
| Supportdaten | Kein regulärer Kundendatenzugriff. Ausnahmedaten werden nur für die Dauer des dokumentierten Supportfalls verarbeitet. | Löschung nach Fallabschluss, soweit keine gesetzliche Nachweispflicht entgegensteht. |
| Backups | Täglich; rollierende Aufbewahrung maximal 90 Tage. | Automatisches Überschreiben beziehungsweise Löschen nach Ablauf; keine selektive produktive Nutzung. |
| Sicherheits- und Vorfallsdokumentation | Aufbewahrung nur, soweit dies für Nachweis, Abwehr und Rechtsansprüche erforderlich ist; Inhalte werden minimiert. | Löschung nach Abschluss und Ablauf einschlägiger gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungsinteressen. |
3. Vertragsende
- Auf Weisung stellt gobecom dem Auftraggeber exportierbare personenbezogene Daten in einem vereinbarten gängigen Format bereit, soweit dies nach der Produktfunktion möglich ist.
- Nach Bestätigung der Rückgabe oder Ablauf einer vereinbarten Übergangsfrist werden verbleibende Produktivdaten gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.
- In Backups enthaltene Restkopien werden spätestens innerhalb von 90 Tagen durch den regulären Zyklus überschrieben oder gelöscht. Sie bleiben bis dahin gesperrt und dürfen nur zur Wiederherstellung verarbeitet werden.
- Wird ein Backup wiederhergestellt, werden bereits fällige Löschungen erneut angewandt.
- Die Durchführung kann auf Anfrage in geeigneter Form bestätigt werden.
4. Betroffenenanfragen und Einzel-Löschung
Der Auftraggeber prüft Identität und Rechtsgrundlage der Anfrage und erteilt eine eindeutige Weisung mit Identifikatoren, Umfang und Frist. gobecom sucht und löscht die auffindbaren Daten im vereinbarten Verantwortungsbereich oder teilt technische beziehungsweise rechtliche Einschränkungen mit. Eine Wiederherstellung ausschließlich zur Einzel-Löschung aus rollierenden Backups ist regelmäßig nicht erforderlich, sofern Backups gesperrt sind und fristgerecht ablaufen.
5. Ausnahmen und Löschsperren
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder behördliche beziehungsweise gerichtliche Anordnungen.
- Erforderliche Sicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Kurzzeitige technische Verzögerungen im dokumentierten Backup- oder Replikationszyklus.
- Gesperrte Daten werden nur für den Ausnahmezweck verarbeitet, besonders geschützt und nach Wegfall unverzüglich gelöscht.
6. Verantwortlichkeiten
- Der Auftraggeber legt kundenspezifische Aufbewahrungsbedarfe fest und verantwortet die Löschung in seinen Quellsystemen.
- gobecom setzt die vereinbarten Löschregeln innerhalb von tapinomahub um und steuert die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.
- Jede Partei dokumentiert die in ihrem Verantwortungsbereich erforderlichen Ausnahmen und Löschsperren.