Kfz-Kalkulationen aus PDF per API auslesen: schneller entscheiden

Schadenakte, Werkstattauftrag und Restwertprozess arbeiten mit denselben Angaben, bekommen sie aber häufig als PDF: Fahrzeugdaten im Kopf, Ausstattung über mehrere Seiten, danach Ersatzteile, Arbeitspositionen, Lack und Summen. Wer diese Felder von Hand überträgt, bezahlt dieselbe Erfassung mehrfach und baut Zahlendreher in die nächste Prüfung ein.

Drei Dokumente, drei verschiedene Fragen

Ein Scanner wird nicht dadurch besser, dass er möglichst viele Felder ausgibt. Er wird besser, wenn sein Vertrag zur Vorlage passt. Eine Kalkulation durch den Fahrzeugdokument-Scanner zu schicken kann Details erzeugen, aber nicht den vereinbarten Kalkulationsdatensatz. Die Auswahl des richtigen Endpunkts ist deshalb der erste Validierungsschritt.

Was aus einer Kalkulation strukturiert wird

• Dokument: erkannter Dokumenttyp, Untertyp und Metadaten, soweit sie im Beleg stehen.
• Quelle: die erkannte Dokumentsprache.
• Fahrzeug: die Fahrzeugfelder, die tatsächlich aus der Vorlage gelesen wurden.
• Ausstattung: Positionen samt Codes, Art, Quelle und gegebenenfalls Preisangabe.
• Finanzen: Teile-, Arbeits- und Lacksummen sowie weitere im Beleg ausgewiesene Werte.
• Reparaturbeurteilung: nur Aussagen, die das Dokument selbst enthält.
• Positionen: Ersatzteile, Arbeit und Lack in getrennten Listen.
• Notizen: Fundstellen, die keinem strukturierten Feld sicher zugeordnet werden konnten.

`null`, leere Liste und fehlender Treffer sind nicht dasselbe

Betriebsfall: Unfallwagen aus dem Kalkulations-PDF bewerten

Auf einer Restwertbörse zählt die Zeit zwischen eingehendem Gutachten und belastbarer Ankaufentscheidung. Ein lesbarer PDF-Export, etwa aus einer DAT- oder Audatex-Kalkulation, kann über POST /scanner/document/calculation direkt in den eigenen Prozess laufen. Die API gibt die im Dokument belegten Fahrzeug-, Teile-, Arbeits-, Lack- und Summenfelder strukturiert zurück; ein Sachbearbeiter muss sie nicht erst Seite für Seite in eine zweite Maske übertragen.

1. Gutachten übernehmen. Das PDF kommt aus Schadenakte, E-Mail-Eingang oder Restwertprozess automatisiert zur Dokumentanalyse.
2. Positionen prüfen. Das ERP erhält getrennte Teile-, Arbeits- und Lackpositionen samt Fundstellen; unsichere oder leere Felder bleiben sichtbar.
3. Erlöspotenzial ergänzen. Liegen VIN und Teileliste vor, kann der getrennte Endpunkt GET /vin/{vin}/economic-evaluation Marktangebote und erwartete Teileerlöse als weitere Entscheidungsgrundlage liefern.
4. Ankauf freigeben. Der Einkäufer bewertet Abweichungen und setzt den Preis. Die Maschine bereitet vor, die kaufmännische Entscheidung bleibt beim Betrieb.

Betriebsfall: Teilebedarf direkt ins Werkstatt-ERP

Auch die Teilebeschaffung profitiert: Erkannte Ersatzteilpositionen werden nicht erneut aus dem Gutachten abgeschrieben, sondern als Bedarf an Warenwirtschaft oder Bestellsystem übergeben. Enthält die Vorlage eine OE-Nummer, kann sie anschließend mit GET /parts/oe/normalize normalisiert und über GET /parts/oe/{oeNumber} fachlich abgeglichen werden. Eigene Bestände, Neu- und Gebrauchtteilangebote oder Lieferanten lassen sich danach im führenden ERP vergleichen. Was das PDF nicht nennt, bleibt ein Prüffall und wird nicht zur Bestellung geraten.

Vier Details, an denen Integrationen scheitern

1. Codes als Text speichern. Ausstattungscodes können mit einer Null beginnen. Eine Zahlenspalte macht aus 01202 den anderen Wert 1202.
2. Geldbeträge nicht in Cent umdeuten. Die Kalkulationspositionen führen Dezimalbeträge in der erkannten Belegwährung; das Zielsystem muss die Einheit ausdrücklich abbilden.
3. Quellseite erhalten. Bei langen Dokumenten hilft sie, eine Position im Original wiederzufinden.
4. Leere Werte nicht bewerten. Ein fehlender Betrag bedeutet nicht null Euro, und eine leere Teileliste beweist nicht, dass keine Teile benötigt werden.

Ein belastbarer Importablauf

1. PDF unverändert und in lesbarer Qualität bereitstellen.
2. Für jeden fachlichen Import einen eigenen Idempotency-Key verwenden.
3. Antwortschema und Dokumentart prüfen, bevor Felder geschrieben werden.
4. Fahrzeug, Ausstattung, Finanzen und Positionen in getrennte Zielbereiche abbilden.
5. null, leere Listen und Notizen sichtbar in die Prüfoberfläche übernehmen.
6. Originaldokument und strukturierte Werte so verknüpfen, dass ein Prüfer zur Fundstelle zurückkehren kann.

Der Scan ersetzt weder die fachliche Kalkulation noch ein Gutachten. Er überträgt, was im vorhandenen Dokument steht. Bewertung, Freigabe und spätere Änderungen bleiben im führenden System. Für die Einordnung eines Unfallfahrzeugs siehe Unfallfahrzeuge: Totalschaden, Restwert und was für den Verwerter zählt, für die technische Anbindung Schnittstelle anbinden: Wann sich eine API für Verwerter lohnt.